Con esta entrada terminamos con la serie de tres post que le hemos dedicado a la gestión de la pasarela Senia/RiuNet, hablando de las versiones de autor y editor.
La creciente exigencia de difusión en abierto de los resultados de los proyectos de investigación financiados con fondos públicos ha potenciado que muchas editoriales apuesten por alguna de las rutas de acceso abierto (la ruta dorada o la ruta verde). Gran cantidad de ellas permiten la difusión en acceso abierto en los repositorios institucionales de las versiones de autor de las publicaciones, es decir, del documento final aceptado para la publicación en la revista pero que no tiene ni la maquetación, los logos ni la paginación de la versión editorial, a menudo aplicando periodos de embargo que suelen ir de los 6 a los 24 meses. En la mayoría de ocasiones es esta versión, y no la versión finalmente publicada, la que permite a los autores cumplir con los requerimientos de acceso abierto de la Ley de la Ciencia y el Horizonte 2020 o con las condiciones de ayudas y subvenciones a proyectos de investigación.
Cuando un investigador sube a Senia una publicación, debería adjuntar también la versión de autor de dicha publicación. Sin embargo, de momento, no es requisito obligatorio, por lo que muchos registros llegan a RiuNet únicamente con la versión editorial. Como consecuencia, la gestión de los registros de RiuNet se vuelve más compleja y lenta porque desde la biblioteca se ha de solicitar para cada artículo cuya versión de autor es susceptible de ir en acceso abierto que se adjunte ésta en Senia. Así, se envía a todos los autores miembros de la UPV de dichos artículos un correo electrónico modelo que incluye la referencia bibliográfica y en el que se les indica que añadan en Senia la versión de autor del mismo. Si no se obtiene respuesta, a los 15/20 días se envía un recordatorio en el que se avisa de que si no se proporciona la versión de autor en el plazo de una semana el registro se aprobará en acceso cerrado.
Hasta julio de 2015, fecha en la que se acabaron de procesar todos los registros de la pasarela Senia/RiuNet asociados asignados la ETSINF en la primera fase, se aprobaron un total de 821 registros.
De esos 821, para 441 (algo más del 50%), tuvo que solicitarse la versión de autor. De esos 441, no se recibió respuesta alguna en 159. Sin embargo, hemos podido comprobar que en las publicaciones añadidas a Senia a partir de 2015 hay un aumento considerable de aquellas que ya incorporan la versión de autor, lo que agiliza mucho el proceso de revisión.
El control de las versiones de un artículo puede ser complicado, sobre todo cuando son artículos escritos en colaboración entre varios autores y pertenecientes a diferentes instituciones. Sin embargo, a menudo la versión de autor aceptada para la publicación (post-print) es la pieza clave para permitir el acceso abierto a las publicaciones. Por otra parte, existe cierta confusión entre los investigadores a la hora de identificar correctamente a qué nos referimos con versión de autor y acceso abierto:
- Se confunde versión de autor con las copias de la versión editorial que se suelen enviara a los autores para su uso personal (author’s copy).
- También se suele identificar que una publicación esté en acceso libre y gratuito con que sea de acceso abierto, es decir, que se pueda reutilizar y difundir a través de RiuNet, cuando esto no siempre es posible.
- En ocasiones, tener acceso a la versión editorial se interpreta como que está en abierto para todos, pero no se es consciente de que puede que dicho acceso sea posible previo pago de una suscripción por parte de la biblioteca y que no esté disponible para usuarios ajenos a la institución, por lo que no se puede obviar el requisito de aportar la versión de autor.
- Asimismo, la difusión de las publicaciones a través de redes sociales científicas como Researchgate o Academia. edu, no siempre respeta las condiciones impuestas por las editoriales. En breve sacaremos un post al respecto
La revisión de la Biblioteca de Informática se ha centrado sobre todo en las publicaciones asignadas al Departamento de Sistemas Informáticos y Computación (DSIC), al Departamento de Informática de Sistemas y Computadores (DISCA) y al Departamento de Comunicación Audiovisual, Documentación e Historia del Arte (DCADHA). Pero también se han revisado parte de las publicaciones del Departamento de Organización de Empresas (DOE) y del Departamento de Lingüística Aplicada, entre otros.
El resultado final de todas estas tareas en RiuNet arroja un balance muy positivo ya que la mayoría de registros están en acceso abierto, muchos a través de la versión de autor, lo que redunda en una mayor visibilidad de los autores y las entidades de la UPV.
Todos los investigadores deberían saber gestionar/conservar sus derechos de autor para poder beneficiarse de las ventajas que supone la difusión en acceso abierto de sus publicaciones, eligiendo bien la revista en la que publicar o firmando adendas si es necesario para poder asegurarse el derecho a difundir la versión de autor de sus artículos y cumplir así con los requisitos de difusión en acceso abierto establecidos por las leyes, organismos financiadores o mandatos.